12506
Наталья Джораева, финансист-практик, директор консалтинговой компании MyFinExpert.ru, ex-руководитель по корпоративным финансам «Евросети»
Собственный бизнес – это большой труд. Владельцу и руководителю компании каждый день приходится решать множество задач. Продвижение, продажи, стратегия, работа с командой… Финансовый учет не всегда есть в списке приоритетов, хотя практика показывает, что именно он помогает компании устоять в кризисные времена и эффективно развиваться в благополучные.
Бизнес по франшизе в этом смысле мало чем отличается от обычного. Конечно, опытный «старший товарищ» - ваш франчайзер - снабдит вас необходимыми инструкциями, научит выстраивать продажи, подбирать персонал и поставщиков, одним словом, поможет не наступить на многие «грабли». Однако, как и в любом бизнесе, успех будет зависеть от эффективности именно ваших решений. А эффективные решения невозможно принимать вслепую.
На старте бизнеса вопрос финансового учета многим кажется несущественным. Обычно все ограничиваются стандартной бухгалтерией и, в лучшем случае, ведением простой таблички для записи доходов и расходов. Однако по мере роста компании внутренние процессы усложняются, документов и расчетов становится больше, и прежней таблички становится недостаточно.
Преимущество ведения бизнеса по франчайзингу заключается в том, что опытный и грамотный франчайзер всегда готов помочь своим франчайзи с внедрением управленческого учета. Некоторые франчайзеры пишут для этого собственный софт, другие советуют готовые программы, третьи делятся своими материалами и наработками. При этом практически все едины во мнении: франчайзи обязательно должен погрузиться в экономику своей компании. Франчайзер помогает советами, делится опытом, дает инструменты – франчайзи анализирует факты и принимает сови собственные управленческие решения.
Управленческий учет – залог финансового здоровья бизнеса
Многие не понимают, чем управленческий учет отличается от бухгалтерского. Если кратко, основная цель бухгалтерского учета – регулярная отчетность перед государством, а конкретно - перед налоговой службой. Бухгалтерский учет, в конечном счете, нужен для того, чтобы налоговики могли в любой момент прийти и проверить: правильно ли вы считаете налоги, не уклоняетесь ли от уплаты. И правила ведения бухучета «заточены», в первую очередь, на это, а не на то, чтобы облегчить вам управление компанией. Владельцу бизнеса бухучет дает лишь базовое представление о финансовом состоянии компании, и то с задержкой. Если у предпринимателя имеются какие-то неучтенные доходы или расходы, понятно, что в бухгалтерскую отчетность они не попадут. Но даже если вы ведете полностью «белый» бизнес, бухгалтерский учет никогда не даст вам представление о том, насколько прибыльно то или иное направление или продукт, или насколько эффективен конкретный сотрудник.
И именно управленческий учет – это та система, которая обеспечивает собственника оперативной информацией, нужной для управления бизнесом и принятия решений.
Управленческий учет помогает:
1. Бороться с кассовыми разрывами. Кассовые разрывы дорого обходятся бизнесу, особенно когда о них становится известно в последний момент. Время, силы и деньги владельца компании уходят на экстренный поиск денег, чтобы заткнуть финансовую «дыру». Чтобы этого не происходило, компании нужно вести ежедневный учет своих поступлений и выплат. Со временем накопятся данные, станет понятна сезонность, база постоянных расходов, а значит проблемы с деньгами можно будет предвидеть заранее. В идеале, управленческая отчетность должна стать отправной точкой для составления подробного бюджета. Чтобы повысить качество планирования, нужен детальный прогноз хотя бы на 2-3 ближайших месяца.
2. Увидеть скрытые проблемы. Если в компании есть несколько направлений бизнеса или сеть оффлайновых точек продаж, нужно разобраться с прибыльностью каждого сегмента или магазина. Для этого любое поступление или выплату в системе учета нужно «привязывать» к конкретному объекту, за исключением общих расходов, как например аренда офиса или зарплата генерального директора. В результате картина получится очень наглядной.
3. Контролировать расходы. После нескольких месяцев регулярного ведения учета, каждую статью расходов нужно посмотреть в динамике. Самые крупные и быстрорастущие – проанализировать особенно тщательно, разобраться в причинах роста и пользе для бизнеса. Выяснить, какие расходы можно сократить без ущерба для выручки.
Как начать вести управленческий учет?
Нужно назначить ответственного сотрудника, задачей которого будет ежедневное занесение в базу информации о фактических операциях. Причем даже в маленькой компании собственнику не стоит брать ведение учета на себя. Обычно это заканчивается тем, что руководитель забрасывает учет из-за других важных и срочных дел, поэтому эту задачу лучше делегировать. Любое поступление или выплату, наличными или по «безналу» нужно обязательно заносить в специальный реестр. Ключевые слова здесь – «ежедневно» и «любое», так как для управленческого учета важна максимально полная и достоверная картина.
Данные из реестра автоматически преобразуются в отчетные формы. Еще один важный момент: реестр для внесения данных и итоговые отчеты обязательно должны быть разделены. Некоторые компании пытаются заполнять сразу итоговые формы отчетов, а это значительно затрудняет дело и приводит к многочисленным ошибкам.
Базовые отчетные формы в управленческом учете те же, что и в бухгалтерском: отчет о движении денежных средств, отчет о прибылях и убытках и баланс. Но, в отличие от бухучета, в них есть дополнительная аналитика, они показывают объективную картину бизнеса, да и на стол к руководителю попадают гораздо оперативнее, в идеале – в любой нужный момент.
Отчет о движении денежных средств. Базовый финансовый отчет, который показывает, сколько в компанию пришло денег и из каких источников, и на какие цели они были потрачены. Для малого бизнеса, который не ведет проектную деятельность, и/или не работает с поставщиками и клиентами на условиях существенных отсрочек оплаты, на начальном этапе достаточно будет вести хотя бы этот отчет. Регулярное ведение отчета о движении денежных средств и подготовка на его базе прогноза (платежного календаря) поможет решить один из самых больных для бизнеса вопросов – предотвратить кассовые разрывы.
Отчет о прибылях и убытках. Показывает, сколько зарабатывает бизнес в целом и в частности: на чем именно зарабатывает, а на чем теряет. Анализ этого отчета помогает понять, как можно увеличить прибыльность компании, какие направления развивать, какие закрыть или реструктурировать, какие издержки сократить.
Баланс. Дает полную картину того, сколько денег вложено в бизнес (пассив) и во что именно они вложены (актив). Например, компания заработала существенную прибыль, но эти деньги фактически «заморожены» в дебиторской задолженности (клиенты приняли товары или услуги, но задерживают оплату) или в нераспроданных складских запасах (компания готовилась к росту спроса, которого не случилось). Или, наоборот, у компании много денег на счетах, и при этом – большая кредиторская задолженность, на погашение которой в ближайшее время уйдут все эти деньги.
Кроме того, в состав управленческой отчетности часто включают дополнительные отчеты, в зависимости от специфики бизнеса и его задач. Например, отчет об основных должниках или отчет о рентабельности по группам товаров/услуг или отчет об оборачиваемости товара на складе.
Управленческий учет помогает своевременно увидеть реалистичную картину своего бизнеса, его слабые и сильные места. А значит - заранее предотвратить будущие проблемы. Закрыть убыточное направление, расстаться с неэффективными сотрудниками, поменять систему мотивации, сократить лишние расходы, собрать забытые долги, и в конечном счете – увеличить свою прибыль и укрепить компанию.
Как франчайзи наладить управленческий учет в своей компании?
Готовое решение от франчайзера
Некоторые франчайзеры по умолчанию включают модуль управленческого учета в стандартное программное обеспечение и обязывают франчайзи вести его. С одной стороны, это стремление облегчить жизнь своим партнерам. С другой – франчайзеру важно получать достоверную информацию о своей сети, накапливать базу знаний о типичных проблемах и ошибках, чтобы учитывать их в будущем. Принцип работы самописных программ такой же, как и везде: вы заполняете реестр фактическими данными, а программа автоматически преобразует их в готовые отчеты. Большой плюс здесь – это решение «под ключ», предпринимателю не нужно самому разбираться в тонкостях учета или нанимать консультанта, не нужно платить за обновление и доработку программы. Небольшой минус для самых дотошных – все отчеты стандартизованы франчайзером, внести в них что-то свое, скорее всего, не получится.
Пожалуй, самая открытая в этом плане компания на рынке – «Додо Пицца». Они не просто собирают в единой базе управленческую отчетность всех точек в сети, но и открывают к ней доступ всем своим франчайзи. Лучшие результаты сопровождают комментариями, подробно разбирают факторы, которые привели к успеху. Благодаря такой прозрачности, все партнеры могут учиться друг у друга и перенимать лучший опыт.
Если франчайзер не предлагает вам готовое электронное решение, нужно обязательно выяснить, в каком формате он сам ведет свой внутренний учет, и может ли им поделиться.
Excel
Для ведения управленческого учета, особенно на старте бизнеса, совершенно не обязательно специализированное ПО. Компаниям, работающим в сфере услуг, и торговым компаниям вполне подойдут привычные и доступные каждому Excel или GoogleТаблицы. Считается, что учет в Excelподходит компаниям с годовым оборотом до 100-150 млн. руб. и числом операций до 20-30 тыс. При большем количестве операций система начнет «подвисать», и нужно будет переходить на более мощное решение, например, 1С. Но и в этом случае ваша система управленческого учета в Excel будет очень полезна: она послужит отправной точкой для более «продвинутой» автоматизации.
Исходные данные для ведения реестра управленческого учета в Excel – это выписка по расчетному счету, выгрузки из CRM-системы и системы складского учета (если они есть), данные по наличным поступлениям и расходам. Далее, эти данные с помощью формул преобразуются в баланс, отчет о прибылях и убытках и о движении денежных средств и другие необходимые отчеты. Если у вас нет финансового образования, лучше обратиться к грамотному финансисту, который поможет разработать оптимальный формат отчетов и прописать формулы.
Принцип работы с любой системой управленческого учета одинаков – регулярное ведение данных о хозяйственных операциях. Причем работа с базой должна стать рутиной, а не сверх-задачей. Если учет не вести регулярно, данные будут копиться, и в конце концов вы просто его забросите. Плюс встроенного готового решения от франчайзера в том, что оно часто бывает обязательным, и таким образом дисциплинирует предпринимателя. Но даже если франчайзер не настаивает на ведении учета, нужно начинать вести его самому. Ведь управленческий учет – не блажь и не пустая трата времени, а возможность для владельца компании увидеть свой бизнес в цифрах, более эффективно управлять им, и в конечном счете зарабатывать больше.
Комментарии экспертов:
Сергей Амбросов, генеральный директор INVITRO:
«Первый урок, который наш франчайзи проходит как управленец, - это самостоятельная подготовка бизнес-плана по открытию своей точки. Конечно, мы делимся всей необходимой информацией для расчетов, но целевые показатели доходности и окупаемости партнер определяет для себя сам. Этого же принципа мы придерживаемся и в дальнейшей работе. Мы не заставляем вести учет в конкретной программе, но у каждого франчайзи есть персональный менеджер-куратор, который может проконсультировать в том числе и по вопросам управления финансами. Мы прозрачны, всегда готовы делиться собственной отчетностью, давать рекомендации в части финансового контроля и финансовой дисциплины. Но франчайзи обязательно должен самостоятельно погрузиться в экономику предприятия, свободно ориентироваться в цифрах, контролировать кассовые разрывы».
Александр Смолин, директор по развитию франчайзинга ПАО «ВымпелКом»:
«Управленческий учет помогает руководителю компании контролировать бизнес, понимать, что на самом деле в нем происходит. Сейчас большинство наших франчайзи ведет управленческий учет в собственных программах. Как показывает практика, франчайзи не всегда могут найти качественную программу для ведения учета, поэтому в вопросе ее выбора лучше довериться франчайзеру. В будущем мы планируем постепенно переводить всех наших партнеров на единое решение на базе 1С. Преимущества очевидны: 1. Экономия времени и сил франчайзи на ведение учета. 2. Приведение методологии учета в соответствие с нашими стандартами. 3. Сведение к минимуму риска возможных ошибок в учете».
Рудем Газиев, генеральный директор ООО «Лаборатория Гемотест»
«Вести внутренний управленческий учет необходимо для эффективной деятельности любой компании, и наши франчайзи не исключение. С целью минимизации возможности возникновения ошибок со стороны бухгалтерий наших франчайзи, на базе Лаборатории Гемотест было создано отдельное подразделение «Мастер Франшиз» по предоставлению комплекса аутсорсинговых услуг, которые имеют приоритетное значение для успешного функционирования каждого лабораторного отделения, работающего под брендом компании Гемотест (в том числе это и бухгалтерский, налоговый, управленческий учет). В 2015 году мы ввели новый расширенный формат общения с действующими франчайзи и партнерами на star-up – «Школа Франчайзи Гемотест», которая проходит в формате мастер-класса. Партнер получает знания по основам финансового учета, кадрового делопроизводства, стандартов управления лабораторного отделения».
Федор Овчинников, основатель сети «Додо Пицца»:
«Со дня основания мы ведём открытый бизнес. Рассказываем обо всём, что происходит в сети: показываем запуск пиццерий, публикуем финансовую и управленческую отчётность, рассказываем о планах и внутренней кухне компании. Открытость — главный драйвер нашего развития. В нашей информационной системе Додо ИС есть специальный модуль для ведения учета, на базе которого мы собираем и публикуем для франчайзи всю информацию о работе сети. Наши франчайзи знают, сколько зарабатывают другие пиццерии и за счёт чего: какая у них производительность труда, как они следят за качеством, как рекламируются и привлекают людей. Ключевой показатель эффективности – выручка на сотрудника в час. Руководитель видит свою пиццерию на фоне других и анализирует, в чем проблемы и над чем поработать».
